1 Indledning
Harboes Bryggeri A/S (Harboe) ønsker åbenhed, hvor uregelmæssigheder eller ulovligheder om aktiviteter, medarbejdere, ledelse, samarbejdspartnere og lignende, som man har en begrundet mistanke om, kan indberettes.

Denne whistleblowerpolitik forklarer hvordan Harboes whistleblowerordning fungerer, hvilke forhold der kan indberettes, hvordan indberetninger håndteres, mv.

2 Hvem kan indberette?
Indberetning kan foretages af alle med tilknytning til Harboe eller som besidder viden, der er relevant at indberette, f.eks. samarbejdspartnere, kunder, leverandører, underleverandører, forbrugere, rådgivere og bestyrelsesmedlemmer m.v.

3 Hvilke forhold kan indberettes?
Der kan indberettes tre typer af forhold til whistleblowerordningen:
1. Alvorlige lovovertrædelser
2. Alvorlige forhold
3. Overtrædelse af en række EU-regler

Alvorlige lovovertrædelser omfatter eksempelvis overtrædelse af lovbestemt tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, afpresning, dokumentfalsk, bestikkelse, hacking, ulovlig aflytning, mv. samt alvorlige brud på arbejdssikkerheden, tilsidesættelse af lovbestemte handlepligter, mv.

Alvorlige forhold omfatter ethvert forhold, som det er i offentlighedens interesse at få frem i lyset, eksempelvis diskrimination, vold, chikane af grov eller gentagende karakter (herunder enhver form for seksuel chikane). Derudover omfatter det ethvert forhold, der kan medføre en risiko for menneskers sikkerhed og sundhed eller andre alvorlige risici (såsom alvorlige fejl eller uregelmæssigheder forbundet med it-drift), uanset om der er tale om ulovligheder eller ej.

De EU-regler, som der kan indberettes overtrædelser af, er regler inden for følgende områder: Offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder, forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, produktsikkerhed og -overensstemmelse, transportsikkerhed, miljøbeskyttelse, strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed, fødevare- og fodersikkerhed, dyre-sundhed, dyrevelfærd og folkesundhed, forbrugerbeskyttelse, beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger, netværks- og informationssystemers sikkerhed, konkurrenceret og statsstøtte samt selskabsskatteret. De fleste af disse EU-regler er tilsvarende implementeret i dansk ret.

Forhold der indberettes, kan være positivt konstateret, men behøves ikke at være det. Forhold kan også indberettes, når der er tale om en rimelig mistanke om en faktisk eller potentiel overtrædelse, overtrædelser der med stor sandsynlighed vil finde sted (i fremtiden), forsøg på at skjule overtrædelser eller handlinger eller undladelser, der gør det muligt at omgå formålet med ovenstående regler.

Det er ikke et krav, at lovovertrædelsen eller forholdet kan henføres til en bestemt person. Forhold som ikke kan henføres til en bestemt person, men som fx skyldes en grundlæggende (system)fejl hos Harboe, kan også indberettes.

Indberetning skal altid ske i god tro. Det betyder, at der skal være en rimelig grund til at antage, at de oplysninger indberettes, er rigtige. Indberetninger foretaget i god tro får ikke konsekvenser for whistlebloweren. Det kan derimod have konsekvenser (herunder bødestraf), hvis der bevidst indberettes urigtige oplysninger – især hvis formålet er at chikanere eller skade medarbejdere, ledelse, tredjeparter, herunder samarbejdspartnere eller rådgivere, eller Harboe i øvrigt.

4 Hvad kan ikke indberette?
Mindre væsentlige eller ikke alvorlige forhold, såsom utilfredshed med lønforhold, inkompetence, almindelige samarbejdsvanskeligheder, fravær, privat brug af kontorartikler, overtrædelse af interne politikker for rygning, indtagelse af alkohol eller andre former for upassende opførsel eller adfærd, kan ikke indberettes til whistleblowerordningen, medmindre de har en særlig grov eller gentagende karakter. Det samme gælder overtrædelse af mere formelle regler, såsom sagsbehandlingsregler, medmindre overtrædelserne har grov eller gentagende karakter.

Sådanne mindre væsentlige eller ikke alvorlige forhold skal indberettes via de sædvanlige kanaler, fx til HR, nærmeste leder eller via kontaktformular på Harboes hjemmeside. Hvis mindre væsentlige eller ikke alvorlige forhold rapporteres til whistleblowerordningen, vil indberetningen blive afvist.

5 Hvordan indberettes et forhold?
Indberetning til whistleblowerordningen kan ske skriftligt til DLA Piper Denmark Advokatpartnersel-skab, som administrerer Harboes whistleblowerordning. Indberetning kan ske via en sikker whist-leblowerplatform, der kan tilgås via følgende link:

Whistleblowerordning

Derudover kan indberetning kan ske på følgende måde:

Pr. fysisk post til:
DLA Piper Advokatpartnerselskab
Att. Marlene Winther Plas
Oslo Plads 2
2100 København Ø
Danmark

Det er ikke et krav, at der fremsendes dokumentation for forholdet der indberettes, men det vil of-test være en stor hjælp for sagsbehandlingen, hvis det indberettede forhold dokumenteres.

Det er desuden muligt at indberette forhold til Datatilsynet. Datatilsynet er en offentlig myndighed, der driver en ekstern whistleblowerordning. Det er helt valgfrit, om der indberettes et forhold til DLA Piper eller til Datatilsynet. Der opfordres dog til at anvende indberetningskanalerne ovenfor, hvis forholdet vil kunne imødegås effektivt af Harboe.

Du kan læse mere om Datatilsynets whistleblowerordning og hvordan man bruger den via følgende link: https://whistleblower.dk/.

6 Sådan behandles indberetninger
Når der indberetter til whistleblowerordningen, modtages og registreres de indkomne indberetninger af advokatfirmaet DLA Piper. Der vil senest syv dage efter indberetning blive sendt en bekræftelse på, at den er modtaget.

Modtageren hos DLA Piper vil foretage screening (indledende vurdering) af indberetningen for at kontrollere, om den vedrører et forhold, der kan indberettes (se afsnit 2-4 ovenfor).

Er indberetningen omfattet af whistleblowerordningen, videresender DLA Piper den til en betroet medarbejder hos Harboe, der er særligt udvalgt til at behandle sådanne indberetninger. Der er altid udpeget mindst to betroede medarbejdere, så indberetningen aldrig bliver videresendt til en person, som indberetningen vedrører.

De betroede medarbejdere hos Harboe er:
Simon Andersson (primær betroede medarbejder)
Søren Malling (sekundær betroede medarbejder).

Herefter vil forholdet, som er indberettet, blive undersøgt og eventuelt håndteret af den betroede medarbejder. Senest tre måneder efter, at indberetningen er indgivet, vil der blive sendt besked om, hvilke tiltag der eventuelt er gennemført eller vil blive gennemført, samt begrundelsen herfor.

7 Fortrolighed
DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab og Harboe behandler alle oplysninger modtaget via whistleblowerordningen fortroligt og med diskretion.

Når en indberetning er indgivet, er den beskyttet af tavshedspligt. Whistleblowerens identitet vil således blive holdt hemmelig af dem, der behandler indberetningen. Der kan efter behov indhentes bistand fra andre eksterne betroede rådgivere til behandlingen.

Whistleblowerens identitet vil dog kunne videregives, hvis der gives udtrykkeligt samtykke til det, eller hvis det er et krav i lovgivningen. Den kan også videregives, hvis det er nødvendigt for, at de personer indberetningen omhandler, kan forsvare sig i en retssag (men så vil der ske forudgående meddelelse herom).

De oplysninger i indberetningen, som ikke direkte eller indirekte kan afsløre whistleblowerens identitet, kan desuden blive videregivet, hvis det er nødvendigt for at behandle indberetningen eller imødegå en lovovertrædelse.

8 Beskyttelse af whistleblowere og indberettede personer
Personer der indberetter til whistleblowerordningen (whistleblowere) er retligt beskyttede mod enhver form for repressalier (negative konsekvenser), herunder trussel om eller forsøg på repressalier, som følge af en indberetning, så længe indberetningen sker i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik.

Desuden vil en indberetning af oplysninger, som whistlebloweren har lovligt adgang til, altid være tilladt. Indberetning af sådanne oplysninger vil ikke blive betragtet som brud på lovgivningen eller en aftale (fx hvis oplysningerne er beskyttet af tavshedspligt, ophavsretsloven, lov om forretnings-hemmeligheder, el.lign.).

Hvis en person er nævnt i en indberetning (fx er under mistanke), vil dennes identitet blive beskyttet som led i sagsbehandlingen – på samme måde som whistleblowerens identitet (se afsnit 7 ovenfor). Derudover vil denne person til enhver tid have ret til at forsvare sig, hvis der rejses en sag mod denne, blandt andet ved at alle oplysninger i sagen registreres. Der er desuden ret til at kræve indsigt, sletning eller berigtigelse af oplysninger, der er indsamlet, i det omfang reglerne i GDPR og databeskyttelsesloven giver ret til det.

9 Oplysninger om persondata (GDPR)
Den dataansvarlig for denne whistleblowerordning er:
DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab
CVR nr. 35 20 93 52
Oslo Plads 2
2100 København Ø

De personoplysninger der behandles i forbindelse med whistleblowerordningen, er oftest som følger:
• Om personer, der foretager indberetning, behandles de identifikationsoplysninger og øvrige oplysninger, der afgives i forbindelse med indberetningen eller på et senere tidspunkt i forløbet.
• Om personer, der er omfattet af indberetninger, behandles de oplysninger, der er indeholdt i sådanne indberetninger, herunder typisk identifikationsoplysninger og oplysninger om de indberettedes personers involvering i de indberettede aktiviteter.

Oplysningerne behandles med det formål at administrere whistleblowerordningen, som beskrevet i denne whistleblowerpolitik.

Retsgrundlaget for behandlingen er whistleblowerlovens § 22, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c.

Personoplysningerne vil blive videregivet til retshåndhævende myndigheder og andre, som skal bistå med undersøgelse og forfølgelse af indberettede strafbare forhold, hvis det, der foreligger, er en lovovertrædelse. Derudover vil oplysningerne blive delt med de betroede medarbejdere hos Harboe, som beskrevet under afsnit 6 ovenfor.

Oplysninger der indberettes, og som åbenlyst ikke er relevante for behandlingen af en konkret indberetning (herunder indberetninger der afvises, jf. se afsnit 4 ovenfor), slettes efter 7 dage. Indberetninger som behandles, slettes normalt 18 måneder efter de er færdigbehandlet. Oplysningerne kan dog opbevares i længere tid, hvis det er nødvendigt for at overholde lovgivningen, eller for at et retskrav kan fastlægges, forsvares eller gøres gældende.

Som registreret er der ifølge GDPR nogle rettigheder. Der er ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af personoplysninger. Der er også ret til at modsætte sig behandlingen af personoplysninger og få behandlingen af personoplysninger begrænset.

Der kan være betingelser for eller begrænsninger af disse rettigheder, så en anmodning kan i visse tilfælde afvises. Der er dog altid ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Der kan gøres brug af rettighederne ved at kontakte DLA Piper (se lige nedenfor).

10 Spørgsmål
Alle spørgsmål vedrørende whistleblowerordningen kan rettes skriftligt til DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab via whistleblowerordning@dk.dlapiper.com eller til Sarah Paustian Sander på sa-rah.sander@dk.dlapiper.com eller til Marlene Winther Plas på marlene.plas@dk.dlapiper.com.